Walaupun kenyataan sudah menunjukkan bahwa computer adalah alat untuk mengolah data, namun banyak manajer beranggapan computer adalah unsur inti dalam suatu sistem informasi. Sikap ini melebihkan nilai computer dan mengkaburkan peranannya. Peranan dari sebuah computer adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan-keputusan dan untuk operasi perencanaan (planning) dan pengendalian (control).

SISTEM secara sederhana dapat diartikan sebagai suatu set unsur-unsur yang tergabung menjadi satu untuk suatu tujuan bersama. Semua sistem merupakan bagian dari sistem-sistem lain yang lebih besar. Pada suatu organisasi proyek, organisasi itulah sistemnya dan bagian-bagiannya adalah departemen-departemen/bagian-bagian/biro-biro dalam proyek itu sebagai sub sistemnya. Integrasi dari sub-sitem-sub-sistemnya diusahakan melalui penukaran (interchange) informasi.

INFORMASI perlu dibedakan dengan pengertian DATA, dan perbedaan ini harus jelas dan adalah penting untuk maksud sistem informasi manajemen. Data adalah kenyataan dan angka-angka yang sedang tidak dipakai dalam suatu proses pengambilan keputusan, dan data biasanya berbentuk “historical records” yang dicatat dan disimpan tanpa maksud segera digunakan/dikeluarkan untuk pengambilan keputusan. Informasi terdiri dari data yang sudah diperoleh kembali (dari records), dan telah diolah atau digunakan untuk maksud-maksud informatif atau kesimpulan, ataupun sebagai dasar untuk prediksi atau pengambilan keputusan.

MANAJEMEN telah diartikan dalam berbagai pengertian, tetapi dalam pembahasan ini manajemen terdiri dari proses-proses atau kegiatan-kegiatan yang mengutamakan apa yang dilakukan manajer-manajer dalam mengoperasikan organisasi yang dipercayakan kepadanya; yakni operasi-operasi perencanaan, pengorganisasian, inisiatif dan pengendalian. Manajer merencanakan dengan menetapkan strategi dan tujuan serta memilih arah tindakan yang terbaik agar rencana-rencana itu dapat tercapai. Manajer mengatur tugas-tugas juga menyelesaikan tugas-tugas itu dalam kelompok-kelompok yang kompak serta mengatur pelimpahan wewenang-wewenang. Kemudian manajer mengendalikan prestasi/performa dari pekerjaan dengan menentukan standar-standar performa serta mencegah penyimpangan-penyimpangan terhadap standar-standar tersebut.

KESIMPULANKarena pengambilan keputusan adalah suatu syarat utama bagi proses-proses yang telah diuraikan di muka, maka tugas suatu alat informasi manajemen harus mampu memberikan fasilitas untuk mengambil keputusan-keputusan, yang diperlukan untuk perencanaan, pengaturan dan pengendalain pekerjaan-pekerjaan atau organisasi proyek/perusahaan.

PENYAJIAN INFORMASI DAN LAPORANDalam melaksanakan manajemen proyek diperlukan komunikasi yang cukup intens, sebab komunkasi ini dapat diibaratkan sebagai minyak pelumas yang memperlancar gerak proyek menuju sukses. Penyampaian komunikasi secara baik perlu diatur dan ini jelas akan merupakan bagian dari sistem informasi manajemen dalam proyek tersebut. Maka menjadi teramat penting untuk memperhatikan PENYAJIAN INFORMASI-INFORMASI tersebut. Presentation of information sangat penting agar berbagai pihak dalam proyek dan di luar organisasi proyek benar-benar memperoleh informasi yang berguna.Komunikasi lisan dilakukan dalam rapat-rapat, dimana masalah agenda, risalah dan lain-lain cara penyajian yang digunakan perlu mendapat perhatian. Dalam komunikasi yang tertulias kita kenal teknik-teknik penyajian seperti charts, bagan-bagan, table-tabel dan lain-lain. (graph/curve, bar chart, column, mixed/combination chart, circle chart). Laporan-laporan menduduki tempat yang penting dalam penyajian informasi ini.Penyajian informasi kepada manajemen dan staf pada semua tingkat, memerlukan pemikiran, kesabaran dan pengamqan oleh manajer proyek dan/atau stafnya. Salah satu hal yang perlu diingat adalah, bahwa penyajian itu harus disesuaikan dengan tingkat manajemen yang akan menerima informasi itu, misalnya top-departemen, tingkat manajer fungsional/departemen, manajer operasional dan lain-lain.Unsur-unsur informasi manajemen pada proyek-proyek yang penting adalah :
• Perbandingan (rasio) biaya terhadap anggaran.
• Perbandingan (rasio) kemajuan proyek terhadap rencana/jadwal.Dalam manajemen banyak digunakan rasio-rasio untuk indikator-indikator. Rasio lebih memberikan arti daripada angka-angka yang berdiri sendiri, sehingga rasio-rasio semacam ini dapat membantu pimpinan dalam :
• Menganalisa situasi dalam perencanaan.
• Memonitor hasil kerja (performance) dalam perencanaan.Dengan menggunakan rasio-rasio itu, manajemen dapat mengambil tindakan yang relevan dangan problema yang ada dan terhindar dari kemungkinan tindakan yang tidak relevan.Unsur-unsur informasi manajemen lain adalah antara lain :
• Perkiraan biaya yang akan dihadapi.
• Perkiraan penyelesaian bagian-bagian proyek.
• Masalah-masalah yang timbul.Dalam menyajikan informasi mengenai hal-hal yang berulang terjadi misalnya progress bulanan atau pekanan, maka kerap kali bukan lagi masing-masing angka yang penting, tetapi lebih diperlukan fluktuasi-fluktuasi itu dirubah menjadi suatu laju (trend), misalnya dengan menunjukkan “angka rata-rata yang bergerak” (moving averages)Walaupun penggunaan table-tabel, grafik-grafik/charts dan lain-lain gambar akan mempermudah proses mengambil keputusan oleh manajemen, namun ini tidak berarti bahwa penyajian informasi tidak lagi perlu adanya laporan tertulis. Tetapi singkat serta senantiasa memperhatikan tingkat-tingkat manajemen yang menerimanya.Tidak ada manajer yang ingin menghabiskan waktunya untuk menelusuri laporan yang panjang dan ternyata menemukan posisi keadaan tidak diuraikan secara jelas pada bagian akhir laporan tersebut, sedangkan sebenarnya keadaan sudah mendesak agar segera diambil keputusan-keputusan oleh manajer proyek. Umpan balik (feedbacks) dan pengendalian (control) di dalam tubuh proyek berkaitan erat dengan sistem informasi pada manajemen proyek sendiri

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi
Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut. 3.2.1. Kebijakan Sistem Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) 3.2.2. Perencanaan Sistem Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan- kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data. 3.2.3. Proses Perencanaan Sistem Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu : 1. Merencanakan proyek-proyek sistem Tahapan proses perencanaan sistem yaitu : Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan Mengidentifikasi proyek-proyek sistem Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku) Menetukan prioritas proyek-proyek sistem Membuat laporan perencanaan sistem Meminta persetujuan manajemen 1. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan Persiapan ini meliputi : Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan) Mengumumkan proyek pengembangan sistem 1. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan. Tahapan yang dilakukan yaitu : Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem Melakukan studi kelayakan Menilai kelayakan proyek sistem Membuat usulan proyek sistem Meminta persetujuan manajemen

III_Manajemen Proyek Sistem Informasi 3.3. Perkiraan Proyek Sistem Informasi Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian. Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya. Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut : Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama Menggunakan teknik dekomposis Menggunakan satu atau lebih model empiris Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan : 1. Grafik Gantt Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan. 2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques) Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan. Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena : - Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas - Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis - Mudah menentukan waktu kendur 3. Penjadwalan proyek berbasis komputer menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.

III_Manajemen Proyek Sistem Informasi

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok : 1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut. 2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi). 3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi). 4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut. 5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk www.ilmukomputer.comManajemen Proyek Pengembangan Aplikasi Perangkat Lunak KomputerSeorang rekan mengirimkan e-mail tentang manajemen proyek teknologi informasi. Berhubung sangat luasnya ruang lingkup pekerjaan yang ada dalam proyek pengembangan sistem berbasis teknologi informasi maka saya batasi hanya pada proyek pengembangan aplikasi perangkat lunak komputer.Metodologi kerja yang digunakan dalam pengembangan aplikasi perangkat lunak ini adalah RUP (rational unified process). RUP termasuk dalam metodologi berorientasi obyek sehingga dalam implementasinya pun diarahkan pada pemograman berorientasi obyek (object oriented programming/OOP).Keunggulan metodologi kerja berorientasi obyek dibandingkan dengan metodologi prosedural yang banyak dipakai di era jadul (jaman dahulu) adalah setiap kegiatan yang termasuk di dalamnya dapat dilakukan secara paralel.Sehingga dapat mempersingkat waktu dan menghemat sumber daya yang ada dibandingkan dengan metodologi berorientasi prosedural yang menuntut diselesaikannya dengan baik dari setiap tahapan kegiatan.Jika kemudian terdapat kekurangan/kesalahan di fase sebelumnya maka kemungkinan besar harus diulang dari awal dalam proses pekerjaannya.Sedangkan dalam metodologi berorientasi obyek, setiap tahapan pekerjaan dapat dilaksanakan dan dievaluasi kapanpun secara paralel.Dalam RUP, pengembangan perangkat lunak dibagi ke dalam 4 tahapan yang memiliki fokus yang erbeda-beda.Empat tahapan Metodologi RUP adalah sebagai berikut:Insepsi: Melakukan pengumpulan data, menetapkan ruang lingkup, serta analisis dan desain awal.Elaborasi: Melakukan penjabaran analisa kebutuhan dan menetapkan arsitektur serta kerangka aplikasi. Analisa dan desain sistem mulai dilakukan.Konstruksi: Melakukan analisa dan desain teknis diikuti dengan pengkodean ke dalam kode sumber aplikasi.Transisi: Melakukan transisi dari pengembangan dan testing menuju penggunaan sesungguhnya, meliputi pemaketan, instalasi, uji coba oleh pengguna, pelatihan, konversi data, dan konfigurasi akhir.Dimana di dalam setiap fase ini ada beberapa bidang kegiatan yang akan berlangsung secara paralel yang terdiri atas:Business modeling: mendokumentasikan proses bisnis, yaitu cara kerja pengguna dalam memanfaatkan aplikasi ini (baik tanpa aplikasi maupun cara kerja yang diinginkan dengan menggunakan aplikasi).Requirements: mendeskripsikan secara detil apa yang akan dilakukan oleh aplikasi, hal ini dilakukan dengan penyusunan dokumen use-case dan business rules.Analysis and Design: mendeskripsikan solusi teknis yang akan digunakan untuk mencapai perilaku yang sudah ditetapkan dalam kegiatan requirement. Desain di sini meliputi desain alur, desain interaksi, desain visual, dan desain teknis.Implementation: merealisasikan desain ke dalam kode komputer yang dapat dieksekusi oleh komputer.Test: melakukan uji coba untuk menghilangkan kesalahan-kesalahan yang mungkin timbul. Uji coba terdiri dari dua jenis, yaitu uji coba proses yang dilakukan secara otomatis oleh software dan uji coba antar muka yang dilakukan oleh tester.Deployment: melakukan pemaketan, instalasi, konversi data, konfigurasi aplikasi.Configuration and Change Management: pengelolaan dokumentasi, kode, dan aplikasi yang dihasilkan dalam pengerjaan proyek terutama berkaitan dengan perubahan-perubahan yang terjadi.Project management: meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengelolaan sumber daya, pembagian tugas, pengontrolan, dan evaluasi tim kerja.Environment: pengelolaan alat, sarana, prosedur, guidelines yang diperlukan pada saat pengembangan.

Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (EMIS)SEQIP telah mengembangkan serangkaian prosedur dan kegiatan yang terbukti berhasil meningkatkan kualitas pelajaran IPA di sekolah dasar. Agar kemajuan yang telahdicapai dapat berlanjut dalam jangka panjang dan untuk menjaga kualitas program, maka Dinas Pendidikan di tingkat kabupaten dan kotamadya harus dilibatkan dalam proyek.Untuk mencapai target ini, serangkaian prosedur administrasi yang disebut Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (Education Management Information System – EMIS) dikembangkan untuk staf dan pegawai di kantor dinas pendidikan kabupaten/kotamadya. EMIS dapat digunakan untuk menilai kinerja para guru dan siswa di dalam kelas dan, jika diperlukan, untuk mengambil langkah perbaikan yang tepat.Tujuan EMIS adalah: Mengumpulkan data melalui sarana yang tepat Pengolahan data Menganalisis data dengan menggunakan prosedur yang tepat seperti statistik Menghasilkan interpretasi atas data Menarik kesimpulan yang tepat Memberikan informasi yang penting kepada pengambil keputusan melalui prasarana yang tepatProsedur pelatihan yang sesuai dirancang dan dilaksanakan untuk membangun kapasitas yang diperlukan untuk seluruh pihak (stakeholder) terkait. Pelatihan ini meliputi antara lain desain soal-soal ulangan yang sejalan dengan tujuan proyek, pengolahan data secara elektronis, pengolahan data menggunakan kalkulator, menganalisis dan menilai hasil, menulis laporan dan mempresentasikan temuan-temuan.Sejauh ini hasil-hasil yang dicapai sangat menggembirakan dan diharapkan EMIS akan terintegrasi dalam aktivitas rutin di tingkat kabupaten/kotamadya.

Konsep Manajemen ProyekManajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperanpenting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakandalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people managementcapability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapanorganisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah denganmelakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi,pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.3.1.1. Dasar-Dasar OrganisasionalOrganisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja samaantara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapaisuatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistemmaka terdiri dari beberapa elemen yaitu :1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salahsatunya ada yang memimpin organisasi tersebut.2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangkapendek maupun jangka panjang.3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi ataukedudukannya masing-masing.4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untukmembantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaandan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhikeberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentangorganisasi.Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerjabagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilantujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :1. tujuan organisasi yang jelas2. tugas yang dilakukan harus jelas3. pembagian tugas yang adil4. penempatan posisi yang tepat5. adanya koordinasi dan integrasiManajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusanmanajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkatmenengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanyabekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telahditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan biladiterapkan dengan benar.- Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelassehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrolinventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.- Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangattergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakanpenggunaon-lineterbesar, sumberdaya-sumberdaya informasireal-time

2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek danmengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisadialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, danmeramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakanproduktivitas.- Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal danmembutuhkan sangat besar informasireal- timeagar dapat melakukanpengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuaistandar.

3. Manajemen tingkat atas (strategik)- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbingmanajer operasional dan manajer tingkat menengah.- Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidakpasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannyaadalah pengarahan dan perencanaan.- Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasimenjalankan tugas dan tujuan organisasi.- Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahuiperaturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategiperusahaan-perusahaan pesaing)