tugas Softkill ( Analisis Sistem UKM pada Toko Bangunan Gunung Kidul )

tugas Softkill ( Analisis Sistem UKM pada Toko Bangunan Gunung Kidul )



Nama : Qori Haidir Alam
Kelas : 3DB06
NPM : 35112806

Tentang UKM :
Toko Bangunan Gunung Kidul,Bekasi bergerak dalam bidang penjualan barang- barang bangunan atau matrial dan transaksi yang dilakukan setiap harinya cukup besar, dalam kegiatannya sudah tentu membutuhkan keberadaan sistem informasi yang akurat dan cukup memadai untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Dari awal diterbentuk nya UKM ini hanya memiliki 10 Anggota , yaitu 1 sebagai Pemilik UKM  serta 8 Pekerja yang dimana pekerja tersebut memiliki tugas nya masing masing yaitu ada yang sebagai pengantar pesanan alat bangunan dan ada 1 juga yang bertugas sebagai Pembukuan Keluar masuk nya barang serta Pembukuan Laporan Keuangan. 



Sistem Transaksi :
a. Proses Pembayaran Proses ini dimulai ketika pelanggan memesan barang yang akan dibelinya dengan datang langsung atau melalui telepon, pemesanan disampaikan secara lisan dan ditulis kesebuah nota. Kemudian bagian penjualan akan mengecek barang yang akan dipesan oleh pelanggan apakah sesuai dengan pesanan, apabila sesuai maka terjadi kesepakatan. Berdasarkan nota yang dibuat dan telah disepakati bersama,maka penjualan memberikan nota yang berisi tagihan sejumlah uang yang harus dibayar oleh pelanggan.
b. Proses Pengiriman Sesuai dengan nota yang telah dibuat oleh bagian penjualan, maka bagian penjualan membuat SJ (Surat Jalan) yang diberi kan untuk bagian gudang, kemudian bagian gudang menyiapkan barang yang akan dikirim berdasarkan SJ, kemudian bagian gudang memerintahkan kepada bagian pengiriman mengirim barang yang disertai SJ kepada pelanggan. Jika ada barang yang tidak sesuai, maka pelanggan tidak akan menandatangani SJ tersebut. Jika sesuai maka SJ akan ditandatangani pelanggang dan akan dikirim kembali rangkapnya untuk arsip ke bagian penjualan sebagi bukti bahwa barang yang telah diterima oleh pelanggan dengan baik.
c. Proses Pembuatan Laporan Penjualan Sebagai bukti pertanggung jawaban kepada pimpinan maka bagian penjualan membuat laporan penjualan yang akan diserahkan kepada pimpinan setiap 1 bulan sekali dan laporan penjualan ini dibuat berdasarkan nota.

Alur Transaksi :
Pembeli – Karyawan –Keuangan – Pemilik Toko

1)Pemilik toko atau atasan uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

a)      Memimpin kegiatan usaha secara keseluruhan.
b)      Konsultan di toko sendiri.
c)      Memanage seluruh karyawan.
d)     Menerima laporan penjualan dan pembelian.
e)      Mengantur keuangan toko.
f)       Pengatur gaji karyawan.

2.)   karyawan, terbagi atas pelayan toko tugasnya adalah sbb:
1)      Melayani pelanggan.
2)      Mengelola transaksi penjualan dan pembelian.
3)      melayani kebutuhan pelanggan dan merapihkan barang

3.      Admistrasi tugasnya sbb:
a.       Membantu atasan dalam membuat laporan keuangan.
b.      Melaksanakan tugas dari atasan sesuai bagian atau perintah dari pemilik toko / atasan.

4.      Karyawan bagian gudang, tugasnya sbb:
a.       Melaksanakan tugas dari atasan sesuai bagian  atau perintah dari pemilik toko / atasan.
b.      Memeriksa ketersediaan barang dalam gudang.
c.       Memesan kepada penyuplai barang apabila terjadi keadaan minim barang, sehingga ketersediaan barang akan tetap terjaga.





Informasi Masuk :
·       Data Transaksi yang terjadi
·       Data Pemasukan dan Pengeluaran
Informasi Keluar :     
·       Data Barang yang Terjual
Kelemahan Sistem :
pada sistem pengolahan data penjualan dan pembelian yang masih belum terkomputerisasi atau masih manual yang mengakibatkan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan nota transaksi penjualan dan pembelian , data penyimpanan barang masuk dan barang keluar yang masih berupa arsip, sehingga terjadi penumpukan data dan keamanan dari datanya kurang terjamin, selain itu pembuatan laporan hanya dibuatkan secara garis besar yaitu berapa jumlah uang didapat setiap harinya yang membutuhkan waktu yang lama dan sering tejadinya kesalahan dalam penulisan dan perhitungannya