Struktur organisasi adalah konfigurasi peran formal yang didalamnya dimaksudkan
sebagai prosedur, governansi dan mekanisme kontrol, kewenangan serta proses
pengambilan kebijakan .
Struktur organisasi koperasi dibentuk sedemikan rupa sesuai dengan idiologi dan
strategi pengembangan untuk memperoleh Strategic competitiveness sehingga
setiap koperasi boleh jadi mempunyai bentuk yang berbeda secara fungsional
karena menyesuaikan dengan strategi yang sedang dikembangkan tetepi secara
basic idologi terutama terkait dengan perangkat organisasi koperasi akan
menunjukan kesamaan.
Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang harus
diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari dalam
dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal pengetahuan
paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh, dan dari
anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di bidang
perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan yang
terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya
dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan
baik.
Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha
koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut.
Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan macam
usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang dihasilkan. Pada
prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun masing-masing mempunyai
kelemahan.
Ada baiknya kita sedikit membahas tentang perangkat organisasi koperasi.
setidaknya dalam koperasi kita mengenal 3 perangkat organisasi yang jamak
digunakan yaitu:
- Rapat Anggota
- Pengurus
- Pengawas
Bentuk Organisasi Menurut Hanel :
Merupakan bentuk koperasi / organisasi yang tanpa memperhatikan bentuk hukum
dan dapat didefiniskan dengan pengertian hukum.
• Suatu
sistem sosial ekonomi atau sosial tehnik yang terbuka dan berorientasi pada
tujuan.
• Sub sistem
koperasi :
- individu (pemilik dan konsumen akhir).
- Pengusaha Perorangan/kelompok ( pemasok /supplier).
- Badan Usaha yang melayani anggota dan masyarakat.
Bentuk Organisasi Koperasi Menurut Para ahli :
Bentuk Organisasi Menurut Ropke :
Koperasi merupakan bentuk organisasi bisnis yang para anggotanya adalah juga
pelanggar utama dari perusahaan.
•
Identifikasi Ciri Khusus.
- Kumpulan sejumlah individu dengan tujuan yang sama (kelompok koperasi).
- Kelompok usaha untuk perbaikan kondisi sosial ekonomi (swadaya kelompok
koperasi).
- Pemanfaatan koperasi secara bersama oleh anggota (perusahaan koperasi).
- Koperasi bertugas untuk menunjang kebutuhan para anggotanya (penyediaan
barang dan jasa).
• Sub sistem
- Anggota Koperasi.
- Badan Usaha Koperasi.
- Organisasi Koperasi.
Bentuk Organisasi Di Indonesia :
Merupakan suatu susunan tanggung jawab para anggotanya yang melalui hubungan
dan kerjasama dalam organisasi perusahaan tersebut.
• Bentuk :
Rapat Anggota, Pengurus, Pengelola dan Pengawas
•Rapat
Anggota,
• Wadah
anggota untuk mengambil keputusan
• Pemegang
Kekuasaan Tertinggi, dengan tugas :
- Penetapan Anggaran Dasar
- Kebijaksanaan Umum (manajemen, organisasi & usaha koperasi)
- Pemilihan, pengangkatan & pemberhentian pengurus
- Rencana Kerja, Rencana Budget dan Pendapatan sertapengesahan Laporan Keuangan
- Pengesahan pertanggung jawaban
- Pembagian SHU
- Penggabungan, pendirian dan peleburan.
HIRARKI TANGGUNG JAWAB
Pengurus
Pengurus adalah seseorang yang mengelola
koperasi dan usahanya.
Seperti
:
- Mengajukan rancangan
Rencana kerja, budget
dan belanja koperasi,
- Menyelenggarakan
rapat bagi para anggotanya,
- Mengajukan laporan
keuangan & pertanggung jawaban,
- Maintenance daftar anggota dan
pengurus,
- Wewenang, Mewakili
koperasi di dalam & luar pengadilan,
- Meningkatkan peran
koperasi di masyarakat.
Pengelola
Pengelola adalah Karyawan / Pegawai yang
diberikan kuasa & wewenang oleh pengurus untuk mengembangkan usaha dengan
efisien & professional, Hubungannya dengan pengurus bersifat kontrak kerja,
dan dapat diangkat serta diberhentikan oleh pengurus.
Pengawas
Pengawas adalah Perangkat organisasi yang
dipilih dari anggota dan diberi mandat untuk melakukan pengawasan terhadap
jalannya organisasi & usaha koperasi.
Dengan
UU 25 Th. 1992 pasal 39 yang bertuliskan:
- Bertugas untuk
melakukan pengawasan kebijakan dan pengelolaan koperasi,
- Berwenang untuk
meneliti catatan yang ada & mendapatkan segala keterangan yang
diperlukan.
pola manajemen
koperasi
Pola
Manajemen Koperasi Indonesia
Koperasi seperti halnya organisasi yang lain membutuhkan pola manajemen yang
baik agar tujuan koperasi tercapai dengan efisien.
Hal yang membedakan manajemen koperasi dengan manajemen umum adalah terletak
pada unsur-unsur manajemen koperasi yaitu rapat anggota, pengurus, dan
pengawas. Adapun tugas masing-masing dapat diperinci sebagai berikut : Rapat
anggota bertugas untuk menetapkan anggaran dasar, membuat kebijaksanaan umum,
mengangkat/memberhentikan pengurus dan pengawas. Pengurus koperasi bertugas
memimpin koperasi dan usaha koperasi sedangkan Pengawas tugasnya mengawasi
jalannya koperasi.
Untuk koperasi yang unit usahanya banyak dan luas, pengurus dimungkinkan
mengangkat manajer dan karyawan. Manajer atau karyawan tidak harus anggota
koperasi dan seyogyanya memang diambil dari luar koperasi supaya pengawasannya
lebih mudah. Mereka bekerja karena ditugasi oleh pengurus, maka mereka juga
bertanggung jawab kepada pengurus. Di bawah ini akan dibahas mengenai beberapa
pola manajemen koperasi yang nantinya akan membantu koperasi tersebut dalam
mencapai tujuannya :
a. Perencanaan
Perencanaan merupakan proses dasar manajemen. Dalam perencanaan manajer
memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan harus dilakukan, bagaimana melakukan
dan siapa yang harus melakukan. etiap organisasi memerlukan perencanaan. Baik
organisasi yang bersifat kecil maupun besar sama saja membutuhkan perencanaan.
Hanya dalam pelaksanaannya diperlukan penyesuaian-penyesuaian mengingat bentuk,
tujuan dan luas organisasi yang bersangkutan.
Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang fleksibel, sebab perencanaan akan
berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah-ubah di waktu yang akan datang.
Apabila perlu dalam pelaksanaannya diadakan perencanaan kembali sehingga
semakin cepat cita-cita/tujuan organisasi untuk dicapai.
Perencanaan dalam Koperasi :
Organisasi koperasi sama dengan organisasi yang lain, perlu dikelola dengan
baik agar dapat mencapai tujuan akhir seefektif mungkin. Fungsi perencanaan
merupakan fungsi manajemen yang sangat penting karena merupakan dasar bagi
fungsi manajemen yang lain. Agar tujuan akhir koperasi dapat dicapai maka
koperasi harus membuat rencana yang baik, dengan melalui beberapa langkah dasar
pembuatan rencana yaitu menentukan tujuan organisasi mengajukan beberapa
alternatif cara mencapai tujuan tersebut dan kemudian alternatif-alternatif
tersebut harus dikaji satu per satu baik buruknya sebelum diputuskan alternatif
mana yang dipilih
Tipe rencana yang dapat diambil dalam koperasi dapat bermacam-macam tergantung
pada jangka waktu dan jenjang atau tingkatan manajemen.
b. Pengorganisasian dan Struktur Organisasi
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan
dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota
organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien. Pelaksanaan
proses pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup
beberapa aspek penting seperti:
1. Pembagian kerja,
2. Departementasi,
3. Bagan organisasi,
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah,
5. Tingkat hierarki manajemen, dan
6. Saluran komunikasi dan sebagainya.
Struktur Organisasi dalam Koperasi :
Sebagai pengelola koperasi, pengurus menghadapi berbagai macam masalah yang
harus diselesaikan. Masalah yang paling sulit adalah masalah yang timbul dari
dalam dirinya sendiri, yaitu berupa keterbatasan. Keterbatasan dalam hal
pengetahuan paling sering terjadi, sebab seorang pengurus harus diangkat oleh,
dan dari anggota, sehingga belum tentu dia merupakan orang yang profesional di
bidang perusahaan. Dengan kemampuannya yang terbatas, serta tingkat pendidikan
yang terbatas pula, pengurus perlu mengangkat karyawan yang bertugas membantunya
dalam mengelola koperasi agar pekerjaan koperasi dapat diselesaikan dengan
baik.
Dengan masuknya berbagai pihak yang ikut membantu pengurus mengelola usaha
koperasi, semakin kompleks pula struktur organisasi koperasi tersebut.
Pemilihan bentuk struktur organisasi koperasi harus disesuaikan dengan macam
usaha, volume usaha, maupun luas pasar dari produk yang dihasilkan. Pada
prinsipnya semua bentuk organisasi baik, walaupun masing-masing mempunyai
kelemahan.
c. Pengarahan
Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab masing-masing
orang yang bekerja di dalam suatu organisasi mempunyai kepentingan yang
berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut tidak saling
bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat mengarahkannya
untuk mencapai tujuan perusahaan.
Seorang karyawan dapat mempunyai prestasi kerja yang baik, apabila mempunyai
motivasi. Maka dari itu, tugas pimpinan perusahaan adalah memotivasi
karyawannya agar mereka menggunakan seluruh potensi yang ada dalam dirinya
untuk mencapai hasil yang sebaik-baiknya. Supaya manajer atau pimpinan
perusahan dapat memberikan pengarahan yang baik, pertama-tama ia harus
mempunyai kemampuan untuk memimpin perusahaan dan harus pandai mengadakan
komunikasi secara vertikal.
Manajemen Kepegawaian :
Seorang manajer kepegawaian adalah pembantu pengurus yang diserahi tugas
mengurus administrasi kepegawaian, yang mencakup:
* Mendapatkan pegawai yang mau bekerja dalam koperasi,
* Meningkatkan kemampuan kerja pegawai,
* Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik sehingga para karyawan
tersebut tidak bosan bekerja bahkan dapat meningkatkan prestasinya,
* Melaksanakan kebijaksanaan yang dibuat pengurus, mengawasi pelaksanaannya dan
menyampaikan informasi maupun laporan kepada pengurus secara teratur,
* Memberikan saran-saran/usul-usul perbaikan.
d. Pengawasan
Pengawasan adalah suatu usaha sistematik untuk membuat semua kegiatan
perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan dapat dilakukan dengan
melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang
dilaksanakan dengan standar yang sudah ditetapkan, mengukur
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, kemudian mengambil tindakan koreksi
apabila diperlukan. Setiap perusahaan mengadakan pengawasan dengan tujuan agar
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan.
Ada beberapa alasan yang dapat diberikan mengapa hampir setiap perusahaan
menghendaki adanya proses pengawasan yang baik. Alasan-alasan tersebut antara
lain:
* Manajer dapat lebih cepat mengantisipasi perubahan lingkungan,
* Perusahaan yang besar akan lebih mudah dikendalikan,
* Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh anggota organisasi dapat dikurangi.
Berdasarkan waktu melakukan pengawasan, dikenal ada tiga tipe pengawasan yaitu,
feedforward controll, concurrent controll, dan feedback control.
Teknik dan Metode Pengawasan :
Secara garis besar pengawasan dapat dibagi menjadi dua, yaitu metode pengawasan
kualitatif dan metode pengawasan kuantitatif. Pengawasan kualitatif dilakukan
oleh manajer untuk menjaga performance organisasi secara keseluruhan, sikap
serta performance karyawan. Metode pengawasan kuantitatif dilakukan dengan
menggunakan data, biasanya digunakan untuk mengawasi kuantitas maupun kualitas
produk. Ada beberapa cara yang biasa digunakan untuk mengadakan pengawasan
kuantitatif, antara lain: dengan menggunakan anggaran, mengadakan auditing,
analisis break even, analisis rasio dan sebagainya.
Kita dapat melihatnya dalam program keterkaitan yang dicanangkan sebagai
Gerakan Nasional muncul 4 (empat) macam pola hubungan kemitraan, yaitu:
1. Pola Dagang.
Keterkaitan merupakan hubungan dagang biasa antara produsen/koperasi dan
pemasar/pengusaha.
2. Pola Vendor.
Kerjasama dilakukan untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahan yang menjadi
bapak angkat.
3. Pola Subkontrak.
Kerjasama dilakukan dalam hubungan produk yang dihasilkan oleh koperasi menjadi
bagian dalam sistem produksi bapak angkat.
4. Pola Pembinaan.
Pola ini dikembangkan untuk memberi kesempatan kepada koperasi yang memiliki
potensi produksi tetapi lemah dalam pemasaran.
Ke-empat pola tersebut memperlihatkan bahwa koperasi ditempatkan sebagai sub
sistem dari perusahaan swasta/BUMN. Padahal koperasi mempunyai kemampuan untuk
ditempatkan sebagai related system. Dengan demikian fokus perhatian umumnya
terarah kepada koperasi primer, sedangkan pengembangan koperasi sekunder dan
tersier tidak berjalan sebagaimana mestinya. Dengan hanya menjadi subsistem
maka koperasi berada pada posisi bargaining yang lemah.
Memasuki millennium ketiga ini sudah seharusnya dilakukan upaya-upaya yang
lebih teratur dan konsisten untuk membuat koperasi mampu berusaha di bidang
ekpor-impor. Koperasi harus didorong untuk tumbuh dalam satu jaringan kerja
(network) dan tidak hanya menjadi sub sistem perusahaan swasta.
Pemerintah dapat mengalokasikan dana untuk pengembangan koperasi dengan
membangun unit-unit quality control guna menetapkan standar ekspor serta
meningkatkan kualitas produk dari koperasi-koperasi produksi. Disamping itu
juga membangun unit-unit promosi (Rumah Produk Indonesia) yang memperlihatkan
bebagai sample produk dari koperasi yang mempunyai standar ekspor.
Telah disinggung terdahulu bahwa perhatian pembinaan yang hanya terfokus kepada
koperasi primer akan memperlambat perkembangan koperasi di Indonesia. Untuk itu
sudah seharusnya focus perhatian pembinaan disebarkan meliputi juga koperasi
sekunder dan tersier dalam suatu sistem pembinaan terpadu.
Komentar
Posting Komentar