52) KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK ORGANISASI 

Perilaku kelompok merupakan respon-respon anggota kelompok terhadap struktur sosial kelompok dan norma yang diadopsinya. Jadi ketika sebuah kelompok memasuki dunia organisasi maka karakteristik yang dibawanya adalah kemampuan, kepercayaan pribadi, pengharapan kebutuhan, dan pengalaman masa lalunya. Dan organisasi juga mempunyai karakteristik yaitu keteraturan yang diwujudkan dalam susunan hirarki, pekerjaan-pekerjaan, tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab, system penggajian, system pengendalian dan lain sebagainya. Jika karakteristik antara kelompok digabungkan dengan karakteristik organisasi maka akan terwujud perilaku kelompok dalam organisasi. jadi perilaku kelompok dalam organisasi adalah suatu fungsi dari interaksi antara sebuah kelompok dengan lingkungannya.
1. Pengertian dan Jenis Kelompok
1) Pengertian Kelompok
a) Menurut Robbins dan Coulter (2004)
Kelompok adalah gabungan / kumpulan dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling bergantung untuk mencapai sasaran – sasaran tertentu.
b) Menurut Gibson dan kawan – kawan (1996)
Kelompuk adalah kumpulan individu dimana prilaku dan kinerja suatu anggota dipengaruhi oleh prilaku dan / atau prestasi anggota lainnya.
c) Menurut Shaw (dalam Nimran, 1999)
Kelompok adalah kumpulan dua atau lebih orang yang berinteraksi satu sama lain sedemikian rupa sehingga prilaku dan atau kinerja dari seorang dipengaruhi oleh prilaku / kinerja anggota yang lain.
2) Jenis – jenis kelompok
Duncam yang dikutip oleh Adam I. Indrawijaya (1999) membedakan jenis – jenis kelompok adalah sebagai berikut :
1. Kelompok formal, kelompok yang terbentuk dan berlangsung berdasarkan ketentuan resmi, seperti struktur organisasi dan penugasan organisasi.
Maka dari sini ada :
- Kelompok komando, Manajer dengan bawahannya.
- Kelompok tugas, mereka bekerja sama untuk menyelesaikan suatu tugas pekerjaan.
- Kelompok informal, kelompok yang tidak terstruktur dan ditetapkan secara organisasi yang muncul sebagai respon terhadap kebutuhan akan kontak sosial.
Maka akan ada :
- Kelompok minat / kepentingan, mereka bekerjasama untuk mencapai suatu sasaran khusus yang menjadi kepedulian dari tiap orang di antara mereka.
- Kelompok persahabatan, bergabung karena satu karakteristik / lebih.
2. Kelompok berdasarkan keanggotaan dan berdasarkan kesukaan.
- Kelompok berdasarkaan keanggotaan, merupakan kelompok yang lahir atas dasar ketentuan formal atau karena seseorang telah memenuhi ketentuan formal.
- Kelompok berdasarkan kesukaan, adalah kelompok dimana perasaan para anggotanya begtu terikat kepada ketentuan dan kepentingan kelompok.
3. Kelompok berdasarkan jumlah / besarnya anggota.
- Kelompok dua orang (diad)
- Kelompok tiga orang (triad)
- Kelompok yang terdiri atas lebih dari tiga orang.
2. Bentuk – bentuk Kelompok
1) Bentuk primer (primer),
2) Bentuk formal dan informal,
3) Bentuk terbuka dan tertutup, dan
4) Bentuk riferensi.
3. Tahap – Tahap Pertumbuhan Kelompok
1) Menurut B.W Tuckman dan M.A.C Jensen dalam Robbins dan Coulter (2004) dengan model 5 tahap.
a. Pembentukan (forming)
b. Badai (storming)
c. Penormaan (norming)
d. Pelaksanaan (performing)
e. Pembubaran (adjaourning)
2) Menurut Gibson dan kawan – kawan (1996), dengan model empat tahapan.
a. Penerimaan bersama
b. Komunikasi dan pengambilan keputusan
c. Motovasi dan produktivitas
d. Pengendalian dan organisasi
3) Menurut Indriyo Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997), dengan model empat tahap.
a. Tahap orientasi
b. Tahap konfrontasi
c. Tahap deferensiasi
d. Tahap kolaborasi
4. Alasan Membentuk Kelompok
Menurut Gibson (1996), karena hal – hal berikut :
1) Kebutuhan keamanan
2) Kebutuhan sosial
3) Kebutuhan harga diri
4) Kebutuhan dan daya tarik
5) Tujuan kelompok
6) Ekonomik
Menurut Ribbson (2001), karena :
1) Keamanan
2) Status
3) Penghargaan diri
4) Pertalian
5) Kekuasaan
6) Pencapaian tujuan
Menurut Indriyo Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997) adalah sebagai berikut :
1) Keamanan
2) Afiliasi
3) Kekuasaan
4) Status
5. Meodel Prilaku dan Prestasi Kelompok
Gambar :
6. Faktor Eksternal yang Menentukan Prestasi Kelompok
Menurut Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997), adalah sebagai berikut :
1) Strategi organisasi – visi, misi, tujuan organisasi akan mempengaruhi prilaku kelompok yang ada.
2) Struktur otoritas/wewenang menyangkut penempatan suatu kelompok dalam hirarki organisasi.
3) Peraturan formal, yang membakukan prilaku karyawan.
4) Sumber daya organisasi.
5) Proses seleksi SDM.
6) Penilaian prestasi dan sistem imbalan.
7) Budaya organisasi.
8) Lingkungan fisik tempat kerja.
7. Sumber Daya Internal Anggota Kelompok
Selain faktor-faktor eksternal diatas, prilaku dan prestasi kelompok juga ditentukan oleh faktor internal anggota kelompok itu sendiri seperti :
1) Kemampuan (baik itu kemampuan fisik, dan kemampuan intelektual).
2) Karakteristik kepribadian seperti kemahiran bergaul, kemandirian, kebebasan atau sebaliknya, yang akan mempengaruhi individu dan kelompok dalam berinteraksi dan memiliki efek terhadap prestasi kelompok.
8. Struktur Kelompok
Menurut Indriyo Gitosudarmo dan nyoman Sudita (1997) setruktur kelompok meliputi :
1) Kepemimpinan formal,
2) Peran,
3) Norma-norma,
4) Status kelompok,dan
5) Komposisi kelompok.
9. Tugas Kelompok
Secara umum tugas kelompok bisa dibagi dua yaitu :
1) Komplek. Semakin komplek suatu tugas membutuhkan lebih banyak anggota untuk mendiskusikan alternatif metode kerja dan yang lainnya.
2) Sederhana. Biasanya tugasnya bersifat rutin dan sederhana, yang tak perlu banyak berdiskusi sehingga anggotannya relatif kecil.
10. Kohesivitas/Kepaduan dalam Kelompok
1) Kohevitas dalam kelompok
- Menurut Indriyo Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997), Kohevitas/kepaduan adalah kekuatan suatu kelompok yang bisa diwujudkan dalam bentuk keramahan, kekompakan, antusias dalam mengemukakan saran atau pendapat, mau berkorban atau tanggungjawab atas apa yang dikerjakan.
- Menurut Robbins dan Coulter (2004), kohevitas/kepanduan adalah tingkat sejauh mana anggota-anggota tertarik satu dengan yang lain dan berbagai tujuan dalam kelompok tersebut.
2) Faktor-faktor yang dapat mendorong kepaduan
Menurut Indriyo Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997) adalah sebagai berikut :
a. Kesamaan nilai dan tujuan,
b. Keberhasilan dalam mencapai tujuan,
c. Status kelompok,
d. Penyelesaian perbedaan,
e. Kecocokan terhadap norma,
f. Daya tarik pribadi,
g. Persaingan antar kelompok, dan
h. Pengakuan dan penghargaan.
3) Faktor-faktor yang dapat menurunkan kepaduan
Menurut Indriyo Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997) adalah sebagai berikut :
a. Ketidak samaan tujuan,
b. Besarnya anggota,
c. Pengalaman yang tidak menyenangkan, persaingan di dalam, dan
d. Dominan.
11. Efek Kepaduan/Kohesivitas pada Produktivitas Kelompok
Anggota kelompok yang tingkat kepaduannya tinggi biasanya akan meningkatkan produktivitas, karena mereka menikmati kepuasan kerja, sehingga menurunkan tingkat absensi, mampu mengurangi tingkat perpindahan karyawan.
Kelompok yang padu akan mempersiapkan dirinya sebagai bagian dari kelompok, dan bahagia berada di dalamnya, dan bangga terhadap kelompoknya.
12. Implikasi Manajerial
Bagi pengelola organisasi terutama yang berada dalam tataran pimpinan harus memahami prilaku individu dan dinamika kelompok. Tiap kelompok biasanya memiliki prilaku yang unik dengan memahami dinamika kelompok akan dapat memahami pula proses interaksi dalam kelompok itu sendiri. Kinerja organisasi akan dapat diwujudkan bila didukung oleh kelompok-kelompok yang padu dan efektif.
 Komunikasi Dalam Organisasiv
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Di dalam kelompok/organisasi pun harus ada komunikasi antara pemimpin dan bawahan/karyawan, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:
a. Komunikasi antar pribadi. Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.
b. Komunikasi kelompok. Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.
c. Komunikasi massa. Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.
1. Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi adalah media yang cukup efektif untuk mengendalikan anggota dan lingkungan. Lewat komunikasi yang baik orang bisa memindahkan ide, mengendalikan prilaku anak buah. Melalui komunikasi yang tepat konflik, keresahan, kesalah pahaman bisa diselesaikan.
Manajer harus berkomunikasi dengan bawahannya agar mereka berprestasi secara efektif. Manajer puncak harus mengkomunikasikan sasaran organisasi kepada seluruh pegawai sebagai pihak-pihak yang akan mencapai sasaran tersebut.
2. Pengertian dan Fungsi Komunikasi
1) Pengertian komunikasi
Banyak ahli yang telah memberikan definisi tentang komunikasi antara lain:
- Miller (1996) dan Nimran (1999) mengatakan bahwa komunikasi adalah kegiatan dengan mana seseorang secara sungguh-sungguh memindahkan stimuli guna mendapatkan tanggapan.
- Indriyo Gitosudarmo dan Nyoman Sudita (1997) mendefinisikan komunikasi sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan, tertulis, maupun menggunakan alat komunikasi.
- Gibson (1996) mengatakan bahwa komunikasi itu adalah pengiriman informasi beserta pemahamannya dengan menggunakan simbol verbal atau non-verbal.
- Ribbins dan Coulter (2004) mengatakan pengertian komunikasi adalah penyampaian dan pemahaman suatu maksud.
- Golddhaber (1986) memberikan definisi komunikasi organisasi adalah proses penciptaan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Pengertian tersebut mengandung konsep-konsep sebagai berikut: 1) proses, 2) pesan, 3) jaringan, 4) keadaan saling tergantung, 5) hubungan, 6) lingkungan, dan 7) ketidak pastian.
Umar Nimran (1999) akhirnya menyimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu sumber berita kepada penerima melalui saluran tertentu dengan tujuan untuk mendapatkan tanggapan dari penerima.
2) Fungsi Komunikasi
a. Pengendalian,
b. Motivator,
c. Sarana pengungkap emosi (kepuasan, frustasi dll), dan
d. Memberikan informasi
3. Unsur – Unsur Komunikasi
Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :
a. Komunikator
b. Menyampaikan berita
c. Berita-berita yang disampaikan
d. Komunikasi
e. Tanggapan atau reaksi
4. Proses Komunikasi
Gambar :
5. Model dan Unsur-Unsur Komunikasi
Gibson (1996) mengatakan bahwa model kontemporer yang luas dipergunakan atas proses komunikasi adalah hasil kajian dari Shanon dan Weaver serta Scramm, yang kemudian banyak membantu bagaimana memahami komunikasi tersebut. Dalam model itu terkandung elemen dasar komunikasi sebagai berikut :
1) Komunikator/ sumber komunikasi/ pengirim,
2) Encoding/ pengkodean,
3) Pesan,
4) Media/ saluran,
5) Decoding/ penerimaan kode,
6) Penerima, dan
7) Umpan balik.
Laswell yang dikutif oleh Onong Uchjana Effendy (1996) menegaskan bahwa komunikasi dalam prosesnya meliputi lima unsur yakni sebagai berikut :
1) Komunikator/ pihak yang menyampaikan suatu pesan,
2) Pesan,
3) Media,
4) Komunikan/ pihak yang menerima pesan, dan
5) Efek.
6. Jenis-jenis Komunikasi
Nimran (1999) mengatakan bahwa ada bermacam-macam paradigma atau cara pandang yang dapat dipakai untuk membedakan berbagai bentuk komunikasi.
1) Dari aspek lingkup organisasi, maka aakan ada :
a. Komunikasi intern, komunikasi yang terjadi antara pihak-pihak internal.
b. Komunikasi ekstern, komunikasi antara suatu organisasi dengan pihk eksternal/ pihak lain.
2) Dari aspek sudut arahnya, maka ada :
a. Komunikasi searah, komunikasi yang ditandai dengan adanya satu pihak yang aktifyaitu pengirim, sedang pihak yang lainnya pasif dan menerima.
b. Komunikasi dua arah, komunikasi yang ditandai peran aktif kedua belah pihak baik pemberi atau penerima informasi.
3) Dari aspek tingkatan organisasi, maka ada :
a. Komunikasi vertikal, komunikasi yang berlangsung antara bawahan dengan atasan dalam hirarki organisasi.
b. Komunikasi horisontal, komunikasi yang terjadi di antara pejabat yang sederajat/ selevel.
4) Dari aspek aliran komunikasi dalam oragnisasi, maka ada :
a. Komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi yang mengalir dari manajer ke bawah atau ke para karyawan.
b. Komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi yang mengalir ke atas yakni dari karyawan ke manajer.
c. Komunikasi horizontal/ lateral, komunikasi yang terjadi diantara semua karyawan ditingkatan organisasi yang sama.
d. Komunikasi diagonal, komunikasi antara orang-orang yang mempunyai hirarki berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.
5) Dari aspek media atau alat yang digunakan, maka ada :
a. Komunikasi visual, komunikasi yang memakai alat tertentu untuk mengirim pesan yang dapat ditangkap oleh mata.
b. Komunikasi audial, komunikasi yang menggunakan alata yang dapat ditangkap oleh telinga.
c. Komunikasi audia-visual, komunikasi yang menggunakan alat yang dapat ditangkap oleh mata dan telinga secara bersamaan.
6) Dari aspek cara penyampaian, maka ada :
a. Komunikasi verbal, komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan dengan memakai kata-kata yang dapat dimengerti baik lisan maupun tulisan.
b. Komunikasi non-verbal/ komunikasi tanpa kata, komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan melalui symbol, isyarat atau prilaku tertentu.
7) Dari aspek strategi atau teknik, maka ada :
a. Komunikasi koersif, komunikasi yang dengan cara memaksa agar komunikan mau menerima pesan yang disampaikan.
b. Komunikasi persuasif, komunikasi dengan melibatkan aspek psikologis komunikan.
8) Dari aspek jaringan dimana informasi mengalir, maka ada :
a. Komunikasi informal, komunikasi yang tidak resmi sumber dan maksudnya.
b. Komunikasi formal, komunikasi yang berkaitan dengan tugas dan mengikuti rantai wewenang.
9) Dari aspek manajerial, maka ada :
a. Komunikasi interpersonal, yakni komunikasi antara dua orang atau lebih.
b. Komunikasi organisasi, yakni semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi dalam suatu organisasi.
7. Hambatan-Hambatan terhadap Komunikasi yang Efektif
1) Penyaringan informasi,
2) Persepsi yang selektif,
3) Emosional,
4) Bahasa,
5) Kurang perhatian,
6) Faktor hello efect,
7) prilaku defensif, dan
8) Kebanjiran informasi.
8. Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi
1) Mendengarkan dengan aktif. Banyak orang menganggap enteng pekerjaan mendengarkan. Oleh sebab itu ada empat syarat mendengarkan dengan aktif :
a. Intensitas,
b. Empati,
c. Penerimaan, dan
d. Tanggungjawab untuk melengkapi informasi.
2) Memberikan umpan balik.
9. Isu-isu Terbaru dalam Komunikasi
1) Penghalang komunikasi antara pria dan wanita,
2) Komunikasi yang “benar secara politis”,
3) Komunikasi lintas budaya, dan
4) Komunikasi elektronik.
10. Implikasi Manajerial
Untuk meningkatkan efektifitas organisasi dalam meraih sasaran-asarannya yang dipandu oleh para manajer dalam berbagai tingkatan, maka peranan komunikasi menjadi sangat penting dan startegis.
Melalui komunikasi eksistensi serta perkembangan organisasi akan menjadi kenyataan.