06) Arti penting organisasi dan komunikasi
A . Penjelasan komunikasi dalam sebuah organisasi
Organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu
hierarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi artinya memerlukan orang lain
dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini
merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat.
Di dalam kelompok/organisasi terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah
penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan
bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications
atau komunikasi timbal balik, untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi,
maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses dari suatu keinginan masing-masing
individu untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat
untuk kehidupan yang berkelanjutan. Kehidupan organisasi tidak mungkin
dipisahkan dari komunikasi efektif. Komunikasi efektif tergantung pada
kemampuannya menjawab dan mengantisipasi perubahan lingkungan luar organisasi
sesuai dengan perkembangan internal organisasi itu sendiri. Di samping itu
dalam komunikasi didasari beberapa perspektif dalam pengembangannya sehingga
berperanan penting dalam organisasi.
Pengertian komunikasiØ
komunikasi adalah sutu proses di dalam upaya membangun saling pengertian. Dalam
suatu organisasi biasanya selalu menekankan bagaimana pentingnya sebuah
komunikasi antar anggota organisasi untuk menekan segala kemungkinan
kesalahpahaman yang bisa saja terjadi.
Berikut ini adalah beberapa definisi serta penjelasan mengenai komunikasi
menurut beberapa ahli:
# PALO ALTO
Ketika dua orang sedang bersama, mereka berkomunikasi secara terus menerus
karena mereka tidak dapat berperilaku. PALO ALTO sangat percaya bahwa seseorang
tidak dapat tidak berkomunikasi
# HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui
suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyak-sinyal,
maupun perilaku atau tindakan
# LASWELL
Komunikasi adalah proses yang menggambarkan siapa mengatakn apa dengan cara
apa, kepada siapa dengan efek apa
# THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide sebagai sikap atau emosi dari
seseorang kepada orang lain terutama melalui simbol-simbol
# WILLIAM ALBIG
Komunikasi adalah proses sosial, dalam arti pelemparan pesan/lambang yang mana
mau tidak mau akan menumbuhkan pengaruh pada semua proses dan berakibat pada
bentuk perilaku manusia dan adat kebiasaan
# CHARLES H. COOLEY
Komuniksi berarti suatu mekanisme hubungan antar manusia dilakukan dengan
mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui ruang dan menyimpan
dalam waktu
B . Unsur-unsur Komunikasi ada 5, yaitu :
1.Komunikator
2.Menyampaikan berita
3.Berita-berita yang disampaikan
4.Komunikasi
5.Tanggapan atau reaksi
Fungsi komunikasi dalam organisasi
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan organisasi
- Menentukan area permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi
- Mendapatkan informasi baru
- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan
- Harga diri anggota
Komunikasi dalam sebuah organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran
pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi
tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam
hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu
lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk
saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan
dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
Bagaimana menyalurkan ide dalam komunikasi
1 . ide gagasan si sender
2 . perumusan disini ide si sender disampaikan dalam kata kata
3 . penyauran transmiting ( bisa lisan , tertulis atau bahasa isyarat )
4 . tindakan misalnya perintah dilaksanakan
5 . pengertian misalnya disini kata kata si sender menjadi ide receiver
6 . penerimaan misalnya oleh si penerima berita atau penangkap berita
1. Pengirim pesan (sender) dan isi pesan/materi
Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ide untuk disampaikan kepada
seseorang dengan harapan dapat dipahami oleh orang yang menerima pesan sesuai
dengan yang dimaksudkannya. Pesan adalah informasi yang akan disampaikan atau
diekspresikan oleh pengirim pesan. Pesan dapat verbal atau non verbal dan pesan
akan efektif bila diorganisir secara baik dan jelas.
Materi pesan dapat berupa :
a. Informasi
b. Ajakan
c. Rencana kerja
d. Pertanyaan dan sebagainya
2. Simbol/ isyarat
Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya dapat
dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan pesan dalam
bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala, mata dan bagian muka
lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah
sikap, perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar, papan
pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat dipengaruhi oleh isi
pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan, situasi dsb.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya) maka si
penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan tersebut,
sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim meskipun
dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksud oleh
pengirim
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan
dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan
tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan Hal ini penting bagi
manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan
pemahaman yang benar dan tepat. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan
atau orang lain yang bukan penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh
penerima pesan pada umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung
pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan
dilaksanakan atau tidak Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari
pengamatan pemberi balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan.
Pemberi balikan menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan
yang diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang
dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan
serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi akan tetapi mempunyai
pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap situasi hampir selalu ada
hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal yang merintangi atau menghambat
komunikasi sehingga penerima salah menafsirkan pesan yang diterimanya.
JENIS KOMUNIKASI ORGANISASI
KOMUNIKASI INTERNAL
Adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi itu sendiri. Misalnya,
Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan, dalam struktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan secara
horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan berjalan
[operasi dan manajemen].
Dua dimensi komunikasi internal :
1. KOMUNIKASI VERTIKAL
Komunikasi dari pimpinan ke staff, dan dari staf ke pimpinan dengan cara timbal
balik [two way traffic communication].
” Downward Communication “ komunikasi atas ke bawah. Contoh pimpinan memberikan
instruksi, petunjuk, informasi, penjelasan, perintah, pengumuman, rapat,
majalah intern.
” Upward communication ”dari bawah ke atas. Contoh staf memberikan laporan,
saran-saran, pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan
2 . KOMUNIKASI HORISONTAL
komunikasi mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf. Berlangsung tidak
formal, lain dengan komunikasi vertikal yang formal. Komunikasi terjadi tidak
dalam suasana kerja ! employee relation dan sering timbul rumours, grapevine,
gossip.
3. KOMUNIKASI DIAGONAL [CROSS COMMUNICATION]
Komunikasi antara pimpinan seksi/bagian dengan pegawai seksi/bagian lain.
4 . KOMUNIKASI EKSTERNAL
Komunikasi antara pimpinan organisasi [perusahaan] dengan khalayak audience di
luar organisasi.
> BENTUK KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk :
1. Bentuk Komunikasi berdasarkan
a. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan
penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang dihadapan
kita.
A——–àß———–B
b. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme untuk melipat gandakan jumlah penerima
penerima pesan (sasaran) ataupun untuk menghadapi hambatan geografis, waktu
misalnya menggunakan radio, buku, dll.
2. Bentuk komunikasi berdasarkan besarnya sasaran :
a. Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam
jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi masa yang baik harus :
Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
Bentuk gambar yang baik
Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok orang yang
umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi langsung dan timbal
balik.
Perawat—– ® ¬ ——Pengunjung puskesmas
c. Komunikasi perorangan adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui
telepon.
Perawat—– ® ¬ ——Pasien
3. Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan :
1. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak
mempunyai kesempatan untuk memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya
radio.
A ——————® B
b. Komunikasi timbal balik.
Pesan disampaikan kepada sasaran dan sasaran memberikan umpan balik. Biasanya
komunikasi kelompok atau perorangan merupakan komunikasi timbal balik
HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Hambatan dari Proses Komunikasi
• Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum
jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau
situasi emosional.
• Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga
mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan
penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
• Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media
komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak
dapat mendengarkan pesan.
• Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si
penerima
• Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima
/mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari
informasi lebih lanjut.
• Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan
apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak
jelas dan sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat
komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan (cacat tubuh misalnya
orang yang tuna wicara), gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan Semantik.
Faktor pemahaman bahasa dan penggunaan istilah tertentu. Kata-kata yang
dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda,
tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima pesan.
Misalnya : adanya perbedaan bahasa ( bahasa daerah, nasional, maupun
internasional), adanya istilah – istilah yang hanya berlaku pada bidang-bidang
tertentu saja, misalnya bidang bisnis, industri, kedokteran, dll.
4. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya;
perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima
pesan, sehingga menimbulkan emosi diatas pemikiran-pemikiran dari sipengirim
maupun si penerima pesan yang hendak disampaikan.
5. Hambatan Manusiawi
Terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi,
kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan alat-alat
pancaindera seseorang, dll.
CARA MENGATASI HAMBATAN KOMUNIKASI
1. Gunakan umpan-balik
Beri kesempatan pada orang orang lain untuk menyampaikan ide atau gagasannya,
sehingga tercipta dua iklim komunikasi dua arah.
2. Kenali si penerima berita
- bagaimana latar belakang pendidikannya,
- bagaimana pengetahuan tentang subyek pembicaraan,
- sejauh mana minat dan perasaanya
3. Rencanakan secara teliti, pertimbangkan baik-baik : apa, mengapa, siapa,
bagaimana, kapan
5. KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat
memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.
b. Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan
merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun
komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan
apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca
informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya
apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan
tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya
teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung,
namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail,
dll.
c. Komunikasi Verbal
1. Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa ;
a. Vocabulary (perbendaharaan kata-kata). Komunikasi tidak akan efektif bila
pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata
menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing (kecepatan). Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan
bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
c. Intonasi suara: akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan
akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda.
Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
d. Humor: dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan
catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri.
Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor
adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
e. Singkat dan jelas. Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat
dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
f. Timing (waktu yang tepat) adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena
berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya
dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang
disampaikan.
d. Komunikasi Non Verbal
2. Komunikasi Non Verbal
Komunikasi non verbal adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi
non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal.
Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah
cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan
kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut
terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan
bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada
orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat
spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang
sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan
melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan
bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan
merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu
ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila
dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis
atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan
isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki
atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan
stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.
2. . Menurut Keresmiannya :
a. Komunikasi Formal
b. Komunikasi Informal
Komunikasi Informal
•Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama
karyawan dalam suatu organisasi.
•Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui
desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya
dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena
kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
•Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus
bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal
perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya
desas-desus yang meresahkan karyawan)
Komentar
Posting Komentar